This is my corner for documenting my ideas.
It mostly contains posts for Access Databases (samples, full applications, etc.) as i like rapid software application development. Occasionally you will find other stuff like physics notes.

Saturday, 27 February 2010

eveonacloud (Σύντομη Παρουσίαση στα Ελληνικά)

Η παρακάτω ιδέα μου ήρθε πριν ενάμισυ χρόνο περίπου αλλά δεν μπόρεσα να την υλοποιήσω λόγω έλλειψης πόρων. Θα έχετε προσέξει ότι σε όλους πλέον τους χώρους κοινωνικής δικτύωσης υπάρχει ένα κομμάτι που αφορά συμβάντα αλλά ως πρόσθετο του υπόλοιπου χώρου. Πως θα ήταν ένα social network που θα ήταν αποκλειστικά γεγονοστραφές; Σε επόμενη ανάρτηση θα παρουσιάσω και λεπτομέρεις για την δομή του. Ιδού:



Friday, 19 February 2010

Δομές II (Πρόσωπα - Εταιρείες) και miniCRM Basics


UPDATE 31/12/2011:
Θα ανεβάσω νέα έκδοση εντός του μήνα. Stay tuned...




Όπως έχω πει το miniCRM είναι καθαρά μία προσωπική μου προσπάθεια, χωρίς την αναμονή άμεσου κέρδους, καθώς θα παρέχεται ελεύθερα για χρήση προσωπική και επαγγελματική και θα χρεώνεται μόνο η τροποποίηση/παραμετροποίηση για ειδικούς χώρους εργασίας. Το miniCRM δεν έχει ολοκληρωθεί ακόμα (υπολογίζω τουλάχιστον άλλους τρεις μήνες για μία πρώτη λειτουργική έκδοση), αλλά μπορείτε να έχετε μία χρηστική επαφή με μία έκδοση σε επίπεδο ατζέντας (miniCRM Basics), την οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και ως τεφτέρι προς το οικονομικό κομμάτι. Παρέχει μόνο τις δομές για την καταχώρηση προσώπων και εταιρειών και τις οικονομικές τους συναλλαγές. Θέλω να γίνει ορατή η χρησιμότητα της Access στο χτίσιμο εφαρμογών που εξυπηρετούν τις ανάγκες οποιασδήποτε ιδιομορφίας για προσωπική ή επαγγελματική χρήση. Φυσικά δεν μπορούν να δημιουργηθούν από τη μία ημέρα στην άλλη, ιδιαίτερα όταν απαιτείται και μία αισθητική προσέγγιση, αλλά το τελικό αποτέλεσμα είναι μακράν πιο αποδοτικό από τη χρήση excel-ό-φυλλων.

Εάν δεν έχετε την Microsoft Access ως κομμάτι του Microsoft Office θα χρειαστείτε να κατεβάσετε το Runtime της Access που επιτρέπει την εκτέλεση των αρχείων της αλλά όχι και την δημιουργία ή τροποποίηση τους, εντελώς δωρεάν από εδώ:
   

και το miniCRM Basics
 
από εδώ
(Rapidshare.com)
miniCRMBasics.exe

Αφού κάνετε εγκατάσταση του Runtime (για όσους δεν έχουν την Access) και την εγκατάσταση του miniCRM Basics, (θα δημιουργήσει και ένα directory στο root του δίσκου με όνομα db_images όπου εκεί θα πρέπει να αποθηκεύετε τις φωτογραφίες που θα χρησιμοποιεί - προσώπων και εμπορευμάτων) τρέξτε το miniCRM Basics από το φάκελο που δημιουργεί στον κατάλογο με τα προγράμματα στο μενού των Windows. 

Στην περίπτωση που εγκαταστήσατε το Runtime και ανοίγετε το miniCRM Basics και σας λέει ότι έχει ανοιχθεί "μόνο για ανάγνωση" (Read-Only) σώστε μία κόπια της εκεί που σας προτρέπει και αντιγράψτε το νέο αρχείο πάνω από το εγκατεστημένο στο φάκελο Program Files\miniCRM Basics

Με το που θα ξεκινήσει το πρόγραμμα θα ζητήσει χρήστη και κωδικό εισόδου. Παρ' ότι απαιτούνται τέτοια στοιχεία το miniCRM Basics δεν είναι κλειδωμένο και η λειτουργία έχει μπει για μελλοντική χρήση. 

Επιλέξτε χρήστη Admin και κωδικό εισόδου admin


Μετά την επιτυχημένη είσοδο θα πεταχτεί ένα διαφημιστικό παράθυρο (τόσο κόπο έκανα) και πατώντας κλείσιμο θα ανοίξει το κεντρικό μενού.

<αν δεν παινέψεις το σπίτι σου...>

<το κεντρικό μενού>

Ενώ μία εταιρεία μπορεί να απασχολεί περισσότερα από ένα πρόσωπα, η ποσότητα της πληροφορίας που απαιτείται (αριθμός πεδίων) είναι λίγο μικρότερη από αυτή του ενός προσώπου, διότι υπάρχουν πληροφορίες που αντιστοιχούν από τη φύση τους μόνο σε πρόσωπα ακόμα και αν αυτά ανήκουν σε εταιρείες. Για παράδειγμα πίσω από έναν λογαριασμό instant messaging (πχ. Windows Live), υπάρχει κατά 99% ένα πρόσωπο, ακόμα και αν τον διαχειρίζεται για εταιρικούς σκοπούς. Το CRM απλώς πρέπει να μας πληροφορεί κάπου ότι το συγκεκριμένο πρόσωπο είναι επαφή (υπάλληλος) μιας εταιρείας. Επίσης η επικοινωνία (με οποιαδήποτε μορφή, e-mail, τηλέφωνο, fax) γίνεται μεταξύ προσώπων ακόμα και για εταιρικούς σκοπούς, οπότε οι λεπτομέρειες της επικοινωνίας θα υπάρχουν στην καρτέλα των προσώπων. 

Σε πρώτο επίπεδο και για τα πρόσωπα και για τις εταιρείες θα πρέπει να υπάρχουν τα στοιχεία ταυτοποίησης και επικοινωνίας για τα οποία δεν θα μπω σε λεπτομέρειες μιας και είναι αυτονόητα. Φυσικά η μοναδικότητα μίας εταιρείας διαπιστώνεται μέσω του Α.Φ.Μ. και ενός προσώπου από τον αριθμό ταυτότητας του. Στη πρώτη περίπτωση, ο διαχειριστής και συνήθως οι υπάλληλοι της εταιρείας θυμούνται τον Α.Φ.Μ., στη δεύτερη όμως τις περισσότερες φορές τα πρόσωπα δεν έχουν αποστηθίσει τον αρ. ταυτότητας τους μιας και δεν απαιτείται συχνά σε συναλλαγές, γι' αυτό και μπορεί να χρησιμοποιηθεί εναλλακτικά ως αναφορά για τα πρόσωπα ο αριθμός του κινητού τους τηλεφώνου, καθώς είναι σχεδόν απίθανο, δύο πρόσωπα να έχουν (χρησιμοποιούν) τον ίδιο αριθμό κιν. τηλεφώνου. Μερικές εταιρείες χρησιμοποιούν αυτή την τακτική επιτυχημένα (e-shop.gr).

Ίσως το πιο σημαντικό κομμάτι σε ότι αφορά τη χρήση του CRM είναι η δήλωση της σχέσης που συνδέει κάθε πρόσωπο ή εταιρεία με την δική μας εταιρεία (αν είναι πχ. πελάτης λιανικής, προμηθευτής ή κάτι άλλο) από όλες τις πιθανές περιπτώσεις που είδαμε σχηματοποιημένα στην προηγούμενη ανάρτηση για τις δομές. Μόνο με την δήλωση αυτών των σχέσεων μπορεί το πρόγραμμα να λειτουργήσει ολοκληρωμένα και όχι απλά ως μία ατζέντα καταχώρησης στοιχείων.


Εάν κάποιο πρόσωπο είναι υπάλληλος της εταιρείας και επιλέξουμε το check box "Εργαζόμενος" (επάνω εικόνα) τότε ανοίγει και μία νέα καρτέλα (εικόνα κάτω) που περιέχει στοιχεία για τον εργαζόμενο πιο πολύ με μία προσέγγιση Human Resources παρά μισθολογική. Περιλαμβάνει επίσης και ένα παρουσιολόγιο στην περίπτωση που οι εργαζόμενοι χτυπάνε κάρτες (χειρόγραφα ή ηλεκτρονικά) ώστε αν θέλει ο εργοδότης να ελέγξει τα ωράρια. Αργότερα αυτή τη καρτέλα θα μπορεί να την δει μόνο όποιος έχει μπει στο πρόγραμμα με δικαιώματα διαχειριστή (admin).

 <στο πρόγραμμα μου μπορώ να λαμβάνω ότι μισθό θέλω ε; :Ρ>

Ενώ για πολλά χρόνια τα στοιχεία (άμεσης) επικοινωνίας περιορίζονταν στην καταχώρηση του αριθμού τηλεφώνου και του fax, με την έλευση της ψηφιακής εποχής και του Διαδικτύου, προστέθηκε το e-mail (συνήθως περισσότερα του ενός), τα προγράμματα instant messaging, οι ιστότοποι, τα blogs και άλλες υπηρεσίες. Έτσι υπάρχει χωριστή καρτέλα για την επικοινωνία Web, όπου μέσω των παραμέτρων (πχ. διαδικτυακές παρουσίες), μπορούμε να ορίσουμε μία νέα υπηρεσία του Web, (ένα καινούργιο κοινωνικό δίκτυο όπως το Facebook) και για το οποίο να έχουμε την αντίστοιχη για κάθε πρόσωπο (ή εταιρεία) διεύθυνση. 


Η καρτέλα δραστηριότητα υπάρχει για την καταγραφή δραστηριότητας μεταξύ της εταιρείας μας και ενός προσώπου (που μπορεί να εργάζεται σε άλλη εταιρεία) και υπάρχει μόνο στην επιλογή των προσώπων. Μπορεί να καταχωρηθεί πληροφορία για τον τύπο της δραστηριότητας, την προτεραιότητα και την κατάσταση της. Επίσης μπορεί να τεθεί σύνθετο ερώτημα σχετικά με τις δραστηριότητες που σχετίζονται με ένα πρόσωπο και να πάρουμε αναφορά την οποία μπορούμε να εξάγουμε σε excel, pdf ή να την τυπώσουμε.


Στην καρτέλα με τίτλο Τράπεζες καταχωρούμε τους τραπεζικούς λογαριασμούς που μπορεί να έχει στην κατοχή του κάθε πρόσωπο ή εταιρεία. Σε αυτή η καρτέλα καταχωρούμε επίσης τα αξιόγραφα που εκδίδει ανά τραπεζικό λογαριασμό κάθε πρόσωπο ή εταιρεία. Στην έκδοση miniCRM Basics όμως κάτι τέτοιο ξεφεύγει από το σκοπό της και για αυτό έχει αφαιρεθεί. 

Τέλος στην καρτέλα Χρεώσεις/Πιστώσεις μπορούμε να έχουμε λογαριασμούς υπολοίπων για άλλα πρόσωπα ή εταιρείες. Αυτό που έχει προβλεφθεί και όπως έχω αναφέρει ξανά είναι ότι γίνεται υπολογισμός δύο μορφών υπολοίπων: του πραγματικού (εκτός παραστατικών) και του επίσημου (εντός παραστικών) καθώς στην ελληνική επιχειρηματική πραγματικότητα είναι κάτι το οποίο συναντάμε συνεχώς μπροστά μας. Επίσης έχει προβλεφθεί η δυνατότητα καταχώρησης υπολοίπων ανά διαφορετικούς λογαριασμούς. Αυτό είναι κάτι το οποίο συνάντησα μπροστά μου συχνά στον κατασκευαστικό τομέα, καθώς ο κάθε κατασκευαστής ήθελε διαφορετικό λογαριασμό για κάθε έργο (οικοδομή του) και κατ' επέκταση μία εταιρεία μπορεί να χρεώνεται σε διαφορετικές διευθύνσεις παραλαβής των εμπορευμάτων που αγοράζει. Έτσι ως ονοματολογία του λογαριασμού χρησιμοποιούμε συνήθως τη διεύθυνση του έργου, όπως συμβαίνει και στην πραγματικότητα στην πλειοψηφία των περιπτώσεων.  Δεξιά στα ερωτήματα πατώντας το κουμπί "Υπόλοιπα Συναλλασσομένων" θα πάρουμε αναλυτική αναφορά χρεώσεων και πιστώσεων (επίσημων και "μαύρων") ανά λογαριασμό.

<Ψηλά στη καρτέλα του προσώπου με κόκκινα γράμματα φαίνεται το συνολικό υπόλοιπο του προσώπου ενώ στην αναφορά δεξιά τα υπόλοιπα με λεπτομέρειες ανά λογαριασμό.>

Όσα είδαμε για την καρτέλα των προσώπων ισχύουν και για την καρτέλα των εταιρειών, εκτός του ότι δεν υπάρχουν στοιχεία για τους εργαζόμενους και τις δραστηριότητες αφού τα εξετάζουμε ως ιδιότητες των προσώπων. Στα ερωτήματα δεξιά μόνο υπάρχει η δυνατότητα για μία εύκολη και μαζική θέαση των σχετιζομένων προσώπων ή εταιρειών με την εταιρεία της οποίας την εγγραφή κοιτάμε.


Τέλος από το κεντρικό μενού στο κουμπί Οικονομικά μεταβαίνετε σε μία κατηγορία λειτουργιών της οποίας τα χαρακτηριστικά έχουν σχέση φυσικά με τον τίτλο της κατηγορίας. Θα υπάρχουν λογαριασμοί εσόδων/εξόδων, κινήσεις αξιογράφων και άλλα. Στο miniCRM Basics υπάρχει η δυνατότητα της δημιουργίας συγκεντρωτικών λιστών (2) με τα υπόλοιπα προσώπων και εταιρειών. 

Αυτά τα ολίγα προς το παρόν. θα ήθελα πάρα πολύ να έχω τις εντυπώσεις, τις απορίες, τις παρατηρήσεις, τις προτάσεις σας.

Saturday, 6 February 2010

Εισαγωγή (Δομές του miniCRM)

Μία μικρή εισαγωγή για την Microsoft Access και το miniCRM έχω κάνει εδώ. Τα κυρίως άρθρα που θα αφορούν το miniCRM θα τα βρίσκετε σε αυτή τη γωνιά (Projects) του χώρου  μου καθώς μαζί με το eveonacloud χρειάζονται τη δική τους στέγη. Σε αυτή την εισαγωγή στο miniCRM θα πούμε για τις βασικές δομές πάνω στο οποίο χτίζεται (όχι μόνο αυτό αλλά και οποιοδήποτε CRM). 

Ενώ ένα λογιστικό/εμπορικό πρόγραμμα αντιμετωπίζει τους συναλλασόμενους με βάση μόνο τις οικονομικές τους συναλλαγές, δηλαδή κυρίως χρεώσεις και πιστώσεις, ένα πρόγραμμα Customer Relationship Management όπως το miniCRM θα πρέπει να τους αντιμετωπίζει πρώτιστα με βάση τη φυσική ή νομική τους υπόσταση γιατί αλλάζουν οι ανάγκες τους καθώς και ο τρόπος αντιμετώπισης τους με βάση το διαχωρισμό αυτό. Η επιχείρηση μας (κυρίως μικρομεσαία), στις ανάγκες της οποίας θέτουμε το CRM, συναλλάσσεται εμπορικά με δύο κύριες κατηγορίες οντοτήτων: τα πρόσωπα και τις εταιρείες μέσω

- προϊόντων
- εμπορευμάτων
- υπηρεσιών

Από τις παραπάνω τρεις κατηγορίες θα εξαιρέσουμε τα προϊόντα με την αυστηρή έννοια του όρου καθώς τότε θα πρέπει να εξεταστεί και η διαδικασία παραγωγής τους, ζήτημα σύνθετο και εκτός σκοπών του CRM και από την άλλη διότι η πλειοψηφία των μικρομεσαίων επιχειρήσεων συνήθως πωλεί εμπορεύματα και υπηρεσίες. Επίσης σε μία απλούστευση της προσέγγισης μπορεί και το προϊόν μίας επιχειρήσης να "βαφτιστεί" ως εμπόρευμα, αγνοοώντας τις διαδικασίες παραγωγής για να επικεντρωθούμε στο εμπορικό κομμάτι.

Επόμενο βήμα είναι να οριστούν οι σχέσεις μεταξύ της εταιρείας μας και των προσώπων και άλλων εταιρειών. Όπως φαίνεται στη παρακάτω σχηματοποίηση ένα πρόσωπο μπρεί να είναι: εργαζόμενος στην εταιρεία μας, μία απλή επαφή, επαφή μία εταιρείας με την οποία συναλλασσόμαστε ή τέλος πελάτης (λιανικής). Επίσης δεν αποκλείεται ο συνδυασμός κάποιων από τα παραπάνω π.χ. ο εργαζόμενος στην εταιρεία μας μπορεί να "ψωνίζει" από αυτή οπότε είναι και πελάτης μας. Θα πρέπει δηλαδή το σύστημα να επιτρέπει παραπάνω από έναν ορισμούς σχέσεων μεταξύ εταιρείας μας και προσώπων.

 
Αντίστοιχα μία εταιρεία μπορεί να είναι η εταιρεία μας (εκτός αν ορίσουμε έναν πίνακα δεδομένων αποκλειστικά για αυτή - κάθε προσέγγιση έχει τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκήματα της), μπορεί να είναι προμηθευτής μας ή να είναι πελάτης (χονδρικής) ή τέλος κάποιος συνδυασμός (πελάτης και προμηθευτής) οπότε και εδώ θα πρέπει να επιτρέπεται η πολλαπλή καταχώρηση ορισμών.

Κάτι το οποίο διευκολύνει πολύ αργότερα τον καθορισμό των τιμών των εμπορευμάτων και υπηρεσιών προς όλες τις παραπάνω δυνητικές μορφές πελατών είναι ένας προκαθορισμός του ποσοστού κέρδους ανά μορφή πελάτη π.χ. τα εμπορεύματα να πωλούνται στους πελάτες λιανικής με κέρδος 10% ώστε την καρτέλα του εμπορεύματος να δημιουργείται αυτόματα η τιμή πώλησης του για τον πελάτη λιανικής αλλά και από την άλλη αυτό το ποσοστό να μην είναι δεσμευτικό γιατί μπορεί για κάποιον εμπορικό λόγο να απαιτείται ένα μικρότερο ή μεγαλύτερο ποσοστό κέρδους από το αρχικά προκαθορισμένο π.χ. στην προώθηση παλαιού στοκ, η πώληση γίνεται με ελάχιστο, μηδενικό ή και αρνητικό κέρδος.

<Σε κάθε κατηγορία σχέσης με την οντότητα ΠΡΟΣΩΠΟ ορίζουμε ποσοστό κέρδους>

<Εδώ βλέπουμε πως διαμορφώνεται η τιμή πώλησης ενός εμπορεύματος ανά κατηγορία επαγγ. σχέσης και ποσοστού κέρδους. >

Σε επόμενες αναρτήσεις θα δούμε ποια είναι τα κύρια στοιχεία κάθε δομής, δηλαδή τι πληροφορία απαιτείται να έχουμε καταχωρημένη για τις δομές του miniCRM (πρόσωπα, εταιρείες, εμπορεύματα/υπηρεσίες).